Direction générale des relations internationales et de la stratégie (DGRIS) Directorate General for International Relations and Strategy
Il s'agit de la troisième phase de la procédure de passation, axée autour de la réalisation proprement dite de la prestation, de son lancement à sa restitution.
Notification du marché
Acteurs : le SPAC/SDBGF
Après vérification de la disponibilité des crédits, le SPAC procède à leur engagement et notifie le marché en lui attribuant un numéro CHORUS et un numéro d’Engagement juridique (EJ).C’est seulement à partir de cette date que le prestataire et le pilote peuvent se réunir pour identifier la date de lancement officielle de la prestation.
La convocation à la réunion de lancement peut se faire par e-mail (en copie SPAC + DGRIS) ou par voie postale en Recommandé avec accusé de réception.
Réunion de lancement
Acteurs : le Pilote - le Prestataire - le SPAC/SDBGF
Cette réunion permet à chaque partie (pilote de l’administration et prestataire) de circonscrire les attendus et les échéances du marché. Ils définissent ensemble le plan de travail, les délais et les livrables. A l'issue de cette réunion, un compte-rendu est remis au pilote par le prestataire.
Réunions d'avancement
Acteurs : le Pilote - le Prestataire
Une ou plusieurs réunions d'avancement peuvent être prévues dans le plan de travail. Chaque réunion d'avancement est suivie de la remise d'un compte-rendu au pilote par le prestataire.
Remise du rapport intermédiaire
Acteurs : le Pilote - le prestataire - le SPAC/SDBGF
Selon les termes du contrat, le prestataire doit remettre au pilote de l’étude des rapports intermédiaires. Ces derniers permettent d’évaluer l’avancement des travaux et d’affiner les résultats. Il n’est pas rare que le versement des acomptes soit lié, sur un plan calendaire, à la remise de rapports intermédiaires. Si c'est le cas, l’administration procéde à la mise en place d’un procès-verbal d’attestation des prestations (signé par la DGRIS) qui est communiqué au prestataire.
ATTENTION : il est impératif que le prestataire attende la réception du PV d’acceptation des prestations pour soumettre sa facture sur Chorus Pro.
Restitution des livrables
Acteurs : le Pilote - le Prestataire
A la date prévue dans le plan de travail, le prestataire remet son rapport final au pilote dans la forme prévue lors de la réunion de lancement et conformément aux termes du contrat.
