Direction générale des relations internationales et de la stratégie (DGRIS) Directorate General for International Relations and Strategy
Les études prospectives et stratégiques (EPS) sont attribuées sous la forme d'un marché public dit "à procédure adaptée" (MAPA). La passation d'un tel marché se fait en quatre phases allant de la préparation du cahier des charges au paiement et à la validation administrative et budgétaire de l'étude. Cette procédure met en contact cinq acteurs : le Service parisien de soutien à l'administration centrale avec le Bureau des prestations intellectuelles de la Sous-direction des Achats (SPAC/SDA/BPI) et la Sous-direction de la gestion budgétaire et financière (SPAC/SDGBF), le prestataire retenu, le pilote de l'étude et la Direction générale des relations internationales et de la stratégie (DGRIS).
En dehors des demandes prévues au titre de la procédure normale de passation, toute autre demande concernant les EPS est à formuler auprès du chargé de mission "Etudes prospectives et stratégiques" de la DGRIS dont les coordonnées figurent ci-après.
CONTACTS
Ministère de la Défense - DGRIS
Pôle Prospective et recherche stratégique
Chargé de mission "Etudes prospectives et stratégiques"
60 bd du général Martial Valin - CS 21 623
75 509 PARIS Cedex 15
> contact par courriel
Ministère de la Défense - SPAC
Sous-direction des Achats/Bureau des prestations intellectuelles
60 bd du général Martial Valin - CS 21 623
75 509 PARIS Cedex 15
Ministère de la Défense - SPAC
Sous-direction de la gestion budgétaire et financière
60 bd du général Martial Valin - CS 21 623
75 509 PARIS Cedex 15
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SITES
Il s'agit de la première phase de la procédure de passation.
Elle se déroule essentiellement autour d'un dialogue en 3 étapes entre le pilote et le SPAC/SDA/BPI.
Rédaction du projet de cahier des charges
Acteurs : le Pilote
Au cours de cette étape, le pilote rédige l'expression des besoins et détermine les critères d'évaluation technique qui seront utilisés pour analyser les propositions.
Envoi du cahier des charges au SPAC
Acteurs : le Pilote - le SPAC/SDA/BPI
Le pilote de l'étude et le SPAC procèdent à des échanges pour mettre en cohérence le contenu du cahier des charges.
Rédaction du marché public
Acteurs : le SPAC/SDA/BPI - le Pilote
Le cahier des clauses particulières et le règlement de la consultation sont proposés par le SPAC au pilote qui les valide. Le SPAC procède alors à leur publication sur le site de la place des marchés interministérielle.
Il s'agit de la deuxième phase de la procédure des EPS.
Elle tourne essentiellement autour du choix du prestataire en 5 étapes.
Consultation des appels d'offres sur la place des marchés interministérielle
Acteurs : le Prestataire
Après avoir pris connaissance des appels d'offres, le candidat rédige une proposition qu'il fait parvenir au SPAC/SDA/BPI avant la fin du délai légal de dépôt des candidatures.
Clôture de l'appel d'offres
Acteurs : le SPAC/SDA/BPI
Dès que la date et l’heure de dépôt des réponses à l’appel d’offres sont dépassées, le SPAC procède à la Commission d’ouverture des plis en présence du pilote de l’étude.
Analyse technique des propositions
Acteurs : le Pilote
Après réception des propositions, le pilote procède à leur analyse selon les critères d'évaluation indiqués dans le cahier des charges. Une phase de négociation est ensuite mise en place avec les trois meilleures offres. La société présentant la meilleure réponse au besoin est ensuite identifiée.
Rédaction du rapport de présentation
Acteurs : le Pilote - le SPAC/SDA/BPI
Le SPAC rédige alors un rapport de présentation dans lequel il consigne les éléments financiers de chaque proposition. Ce rapport est soumis à la validation du pilote.
Résultat de l'appel d'offres
Acteurs : le SPAC/SDA/BPI
Le SPAC envoie par courrier, à chaque prestataire ayant fait une proposition, les informations concernant l'attribution du marché public candidaté. Pour les sociétés non retenues, un délai de 10 jours leur est donné pour faire appel de cette décision.
Il s'agit de la troisième phase de la procédure de passation, axée autour de la réalisation proprement dite de la prestation, de son lancement à sa restitution.
Notification du marché
Acteurs : le SPAC/SDBGF
Après vérification de la disponibilité des crédits, le SPAC procède à leur engagement et notifie le marché en lui attribuant un numéro CHORUS et un numéro d’Engagement juridique (EJ).C’est seulement à partir de cette date que le prestataire et le pilote peuvent se réunir pour identifier la date de lancement officielle de la prestation.
La convocation à la réunion de lancement peut se faire par e-mail (en copie SPAC + DGRIS) ou par voie postale en Recommandé avec accusé de réception.
Réunion de lancement
Acteurs : le Pilote - le Prestataire - le SPAC/SDBGF
Cette réunion permet à chaque partie (pilote de l’administration et prestataire) de circonscrire les attendus et les échéances du marché. Ils définissent ensemble le plan de travail, les délais et les livrables. A l'issue de cette réunion, un compte-rendu est remis au pilote par le prestataire.
Réunions d'avancement
Acteurs : le Pilote - le Prestataire
Une ou plusieurs réunions d'avancement peuvent être prévues dans le plan de travail. Chaque réunion d'avancement est suivie de la remise d'un compte-rendu au pilote par le prestataire.
Remise du rapport intermédiaire
Acteurs : le Pilote - le prestataire - le SPAC/SDBGF
Selon les termes du contrat, le prestataire doit remettre au pilote de l’étude des rapports intermédiaires. Ces derniers permettent d’évaluer l’avancement des travaux et d’affiner les résultats. Il n’est pas rare que le versement des acomptes soit lié, sur un plan calendaire, à la remise de rapports intermédiaires. Si c'est le cas, l’administration procéde à la mise en place d’un procès-verbal d’attestation des prestations (signé par la DGRIS) qui est communiqué au prestataire.
ATTENTION : il est impératif que le prestataire attende la réception du PV d’acceptation des prestations pour soumettre sa facture sur Chorus Pro.
Restitution des livrables
Acteurs : le Pilote - le Prestataire
A la date prévue dans le plan de travail, le prestataire remet son rapport final au pilote dans la forme prévue lors de la réunion de lancement et conformément aux termes du contrat.
Il s'agit de la quatrième phase de la procédure de passation qui concerne la validation administrative, intellectuelle et budgétaire de la prestation en 4 étapes.
Établissement du procès-verbal d'acceptation des prestations
Acteurs : le Pilote + DGRIS
Le PV d'acceptation est rédigé par le pilote, signé par la DGRIS, remis ensuite au pilote puis transféré au prestataire.
Établissement du formulaire d'évaluation
Acteurs : le Pilote
Parallèlement à l’établissement du PV, le pilote consigne son appréciation de l'ensemble de la prestation (qualité, forme, délais, bon déroulement) en remettant un formulaire d'évaluation au chargé de mission "Etudes prospectives et stratégiques" de la DGRIS.
Envoi de la facture
Acteurs : le Prestataire
Sauf contre-indication dans le contrat, le prestataire attend la réception du PV pour transmettre sa facture à l’administration (Chorus Pro)
Mise en paiement
Acteurs : le SPAC/SDBGF
Après avoir transité par l'agent comptable (SFACT), la facture du prestataire est prise en compte par le SPAC/SDGBF, qui procède à sa liquidation, et donc au paiement de celle-ci.
