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Dans sa quête de performance, la Mission achats de la Défense convoite les PME. Grand angle sur la relation PME-Défense pour les achats hors armement, dont les politiques relèvent du Secrétariat général pour l'administration.
Avec près de 2000 PME rencontrées courant 2012, la campagne de rencontres régionales organisées par la Mission achats du ministère de la Défense connaît une forte accélération. Avec l'appui des Chambres de commerce et d'industrie, l'ensemble du territoire devrait être couvert d'ici fin mars 2013. Ces contacts directs visent à sensibiliser et informer les petites et moyennes entreprises sur les achats du ministère en leur permettant, notamment, de rencontrer les acheteurs. L'objectif affiché du ministère est d'ouvrir ses marchés au plus grand nombre de concurrents pour améliorer sa performance en termes de prix, de qualité de service rendu et de délai. L'enjeu est de taille puisque le ministère de la Défense représente plus du tiers des objectifs de performance économique que l'Etat s'est engagé à réaliser sur ses achats.
Avec un tel volume d'achats, le ministère de la Défense est un acteur économique incontournable et un acheteur potentiel pour les PME quels que soient leurs secteurs d'activité. En effet, contrairement à une idée reçue, le ministère de la Défense n'est pas uniquement un acheteur de systèmes d'armes. Il consacre environ 4 milliards d'euros par an aux achats hors armement (soit 33% de ses achats totaux). Et la référence du "ministère de la Défense" sur sa carte de visite peut aussi constituer une plus value non négligeable pour un entrepreneur du secteur du bâtiment ou des services par exemples. D'ailleurs, "les rencontres territoriales Défense organisées en partenariat avec les chambres de commerce et de l'industrie connaissent une forte participation, bien supérieure à d'autres manifestations similaires, preuve que le ministère est attractif pour les PME", souligne la Mission achats.
Avec leurs atouts propres – réactivité, adaptabilité, coûts structurels faibles, innovation – les PME sont à même d'aider le ministère à réaliser des économies tout en répondant aux exigences de qualité de service rendu.
Néanmoins nombre d'entre elles rechignent encore à travailler avec l'administration. La commande publique souffre d'un déficit d'image et de pratiques que le ministère de la Défense compte bien rétablir. "Il n'y pas que de gros marchés réservés aux grands groupes", précise la Mission achats. La très grande majorité des consultations lancées par le ministère (environ 190 000/an) se situe en deçà de 130 000 euros. Les PME y ont toutes leurs chances. D'ailleurs, entre 1,5 et 2 milliards d'euros de contrats leur sont attribués chaque année. Néanmoins, des freins à l'accès des PME persistent : délais de paiement encore trop longs et démarches administratives trop lourdes. Faciliter l'accès des PME reste donc une priorité.
La Mission Achats, rattachée au Secrétaire général pour l'administration (SGA), a été créée en 2008. Son périmètre d'intervention couvre tous les achats du ministère qui ne relèvent pas du domaine des armes, munitions et matériels de guerre, lesquels sont confiés à la Direction générale de l'armement (DGA). Elle a pour objectif de réaliser des économies par les achats, de prendre en compte les exigences de développement durable et de faciliter l'accès des PME. Le ministère considère clairement le recours aux PME comme un levier de performance. Toute stratégie d'achats fait désormais l'objet d'un examen systématique du positionnement des PME sur le segment considéré, permettant notamment d'identifier les avantages concurrentiels dont ces dernières disposent. La démarche contractuelle retenue (nature de l'allotissement par exemple) découle de cette étude de l'offre.
Cette politique s'accompagne également d'une panoplie de règles et d'outils pour aider les PME à candidater : avance sur trésorerie accrue, mise en place d'une carte achats permettant un règlement dans les 4 jours après livraison, simplification des démarches administratives, mise en place d'un système de pénalités non dissuasif pour les PME etc. Mais une telle approche est efficace seulement si elle s'accompagne d'une professionnalisation de la fonction achats, l'autre enjeu majeur au sein du ministère.
Faciliter l'accès des PME passe aussi et avant tout par une bonne information. La première priorité est de leur faire connaître les besoins d'achat du ministère et de leur expliquer qui achète quoi et comment. Les rencontres organisées en région, avec le soutien efficace des chambres de commerce et d'industrie, permettent de répondre à ce besoin d'information. Mais elles ne suffisent pas. Le ministère s'appuie également sur des outils de communication et sur un réseau de correspondants.
Comme tout acheteur public, dès lors que le montant estimé est supérieur à 90 000 euros, le ministère publie les annonces de ces consultations sur le portail www.marches-public.gouv.fr(PLACE). Toute entreprise y a accès. Mais le ministère va plus loin et a choisi de mettre en ligne toutes consultations dont le montant est supérieur à 15 000 euros. L'objectif est clairement de toucher les PME et TPE. Encore faut-il que celles-ci s'inscrivent. C'est le message que fait systématiquement passer Sophie Arènes-Dupas, directrice du programme PLACE, en précisant que cette inscription est gratuite.
Au-delà de l'information sur les consultations, le ministère offre également un espace dédié aux PME sur son portail achat www.achats.defense.gouv.fr. Cet espace propose différentes rubriques qui permettent aux entreprises d'identifier la politique et l'organisation achats du ministère, et surtout d'identifier des points de contact. Elles peuvent également déposer leur CV et se faire connaître par les acheteurs. Le programme des rencontres en région, véritable "tour de France", est également accessible sur ce site.
Il est important également que les PME puissent disposer de points de contact, notamment des interlocuteurs de proximité. Les acteurs de la chaine achats du ministère sont les premiers concernés : plateformes achat-finance (PFAF), établissements ou unités du service d'infrastructure de la Défense (SGA/SID), Bases de Défense etc. Par exemple, la PFAF Sud-Est a par organisé son 1erforum carte achats en invitant de nombreux prestataires. Le dispositif est complété par les délégués aux restructurations de Défense (SGA/DAR) qui, compte-tenu de leur positionnement en région, constituent des relais d'information essentiels pour les entreprises et les acheteurs.
La mission ministérielle PME assure un rôle essentiel, celui de médiateur. Elle intervient au profit des PME lorsque celles-ci rencontrent des difficultés, que ce soit pendant la phase de consultation ou lors de l'exécution du contrat.
Lors des rencontres territoriales, ces acteurs sont évidemment présents. Les PME ont d'ailleurs toute latitude pour les interroger directement.
Suite du dossier :PME-Défense – L'avis d'un acteur de terrain : le COMBdD Territoire, une PME en quête de contrats avec la Défense PME-Défense – Entretien avec le directeur d'une PFAF |
Sources : SGA/Mission achats
Droits : Mindef/SGA
