La Défense remporte le trophée carte achat 2010

L’Association des professionnels européens de la carte achat (APECA) et la Direction générale des finances publiques (secteur local) ont remis le trophée à Olivier Viallon du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) et Patrick Perret de la Direction des affaires financières (DAF) du ministère de la Défense.

Expérimentation concluante

Dès 2003, le ministère de la Défense expérimente la carte achat et décide en 2008 sa généralisation au sein de l’ensemble de ses services.
Fruit d’une collaboration étroite entre trois entités du Secrétariat général pour l'administration(SGA) - Mission achats, DAF et SPAC - et l’Etat major des armées (EMA), la carte achat permet de dégager d’importantes économies tout en améliorant la satisfaction du client car elle apporte une réponse plus adaptée à ses besoins et ses contraintes.

Très tôt impliqué dans une démarche de rationalisation de la chaîne achats et finances pour ses propres organismes et fort du succès de cet outil, le ministère de la Défense contribue activement au déploiement de la carte achat au niveau étatique.

La carte achat c’est quoi ?

>>> Un moyen d'achat et de paiement, carte bancaire internationale, qui permet de faire respecter la politique d'achats définie préalablement en
    réduisant les coûts liés au cycle de l'achat (de l'expression du besoin jusqu'au paiement.

>>> Un système interfaçable de gestion sécurisé et de dématérialisation de la commande publique pour les achats simples et répétitifs.
>>> Une solution de proximité peu onéreuse, simple et efficace, qui permet de régler les achats directement par l'établissement financier et non plus
    par le comptable

Les clés du succès : accompagner et responsabiliser

Selon Patrick Perret, adjoint au chef de bureau de l'animation du réseau financier,
« Ce succès passe notamment par le soutien et l'accompagnement de la hiérarchie dans la gestion du projet, avec la mise en place d'un comité de pilotage mensuel pour le déploiement de la carte achat (EMA) et une logique de responsabilisation des acteurs de la chaîne d'acquisition (prescripteur, acheteur, financier, logisticien…). L'équipe projet est motivée et enthousiaste, ajoute-t-il, les clients soutenus adhèrent sans problème au processus, grâce à une administration des cartes organisée autour des sept plate-formes achats finances du Service du commissariat des armées (SCA) implantées en région et par le SPAC pour l'administration centrale. »

Les quatre acteurs majeurs du déploiement de la carte achat

La Mission achats (MA) pour la politique d’achats, conjointement avec l'ensemble des armées, directions et services du ministère.
Depuis 2008, la Mission achats mène une solide politique d'achats, qui a permis d'apporter une performance économique nouvelle et de rendre pérennes les bonnes initiatives achats. La Mission achats est notamment à l'origine de la signature de la convention fourniture de bureau passée avec l'UGAP, exclusivement exécutée par carte achat.

L'État-major des armées (EMA) pour l’axe opérationnel.
Responsable de l'administration générale et des soutiens communs des organismes de la Défense via le CPCS et les Bases de Défense, hors administration centrale, l’EMA a décidé de déployer massivement la carte achat. Celle-ci constitue en effet le seul outil garantissant un cadre sécurisé et contrôlé tout en apportant la réactivité et la souplesse nécessaire au fonctionnement des organismes soutenus notamment dans un cadre opérationnel.
La Direction des affaires financières (DAF) pour l’axe financier et comptable.
En qualité de chef de projet ministériel, elle anime et coordonne les travaux entrepris au sein du ministère. Un comité ministériel est programmé périodiquement et permet de mutualiser les bonnes pratiques et de diffuser les consignes ministérielles.
Le Service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) pour l’axe fonctionnel.
Le SPAC établit un relais entre l'établissement bancaire et les différents administrateurs des cartes, il les assiste dans la mise en place de leur déploiement afin d'harmoniser et d'optimiser le fonctionnement et la gestion des cartes achats du ministère.

Les résultats 2010 en quelques chiffres

Une carte achat  « développement durable »

Recherchant depuis plusieurs années à améliorer sa politique achat, le ministère de la Défense se veut éco-responsable dès l'achat des équipements. Il favorise au maximum les écolabels (européens et NF environnement), adhère au marché interministériel mutualisé de papier éco-responsable (UGAP) et utilise le logiciel de gestion intégré financier Chorus, qui dématérialise l'ensemble du cycle d'achat, de la commande jusqu'au paiement. Avec la carte achat, plus de 90% des commandes de papier sont dématérialisées, créant un cercle vertueux : une moindre consommation de papier dès l’acte d’achat entraîne une réduction immédiate des coûts et respecte l’environnement. À noter également, une diminution substantielle des stocks de fournitures et des consommables informatiques.